Nie szkoda przegrać sprawy sądowej po uczciwym boju, kiedy obie strony procesu mogły przerzucać się dowodami na poparcie swoich twierdzeń, dyskutować, stawiać zarzuty, zadawać pytania świadkom. Gorzej jeżeli sprawa została zakończona przedwcześnie – przegranie sprawy sądowej przez zaniedbanie pozwanego jest bardzo łatwe. Zebrałam kilka porad, w jaki sposób tego uniknąć i na co zwrócić uwagę przy pismach sądowych.

Zawiadomienie o zmianie adresu siedziby

Firma się rozrasta i stare biuro jest zbyt ciasne. W takiej sytuacji pojawia się pomysł, żeby wynająć nowe biuro. Nie ma problemu ze znalezieniem nowej lokalizacji. Podpisujemy umowę, przenosimy wszystkie biurowe bibeloty, a w stopce maili wpisujemy nowy adres. Niestety to za mało…

Przedsiębiorca zmieniając adres siedziby powinien zgłosić to do właściwego rejestru.

Dlaczego to takie ważne?

Pomijając kwestie niewypełnienia obowiązków ustawowych, to niezgłoszenie zmiany może okazać się bardzo kosztowne. Na stary adres siedziby może przyjść np. nakaz zapłaty. Skoro nakaz został wysłany na adres spółki wskazany w KRS, to uznaje się, że został on w sposób prawidłowy dostarczony, a bieg terminu do złożenia sprzeciwu mija. O tym, że była jakaś sprawa sądowa, spółka dowiaduje się na etapie egzekucji komorniczej. Wtedy najczęściej jest już za późno, żeby wzruszyć niekorzystny wyrok.

Termin sądowy to świętość

Jeżeli już na adres przedsiębiorcy przychodzi pismo z sądu, to należy w pierwszej kolejności zapisać, kiedy nastąpiło jego odebranie.

W kancelariach takie informacje zapisuje się najczęściej na kopertach i jest to bardzo dobra metoda. Chodzi o to, żeby nie było wątpliwości, kiedy przesyłka została dostarczona do firmy. Terminy sądowe, czyli np. termin do złożenia sprzeciwu od nakazu zapłaty, termin na uzupełnienie braków formalnych zarzutów od nakazu zapłaty, liczą się od momentu odbioru pisma.

Jeżeli przekażesz pismo swojemu prawnikowi, to pewnie jednym z pierwszych jego pytań, będzie to o termin odbioru dokumentu.

Również uczul swoich pracowników, żeby zwracali szczególną uwagę na pisma z sądu.

Ważne, żeby pismo nie zaginęło gdzieś w czeluściach sekretariatu czy recepcji.

Pismo powinno być możliwie najszybciej przekazane do prawnika.

Sprawy bywają różne. Uwierzcie mi, że czasami 14 dni na przygotowanie sprzeciwu od nakazu zapłaty to zdecydowanie zbyt krótko. W tym czasie nie tylko trzeba zapoznać się treścią pozwu, ale też skompletować dokumenty na poparcia zarzutów, ustalić stan faktyczny, napisać pismo procesowe. Czasami kilka dni zajmuje ustalenie wersji zdarzeń pozwanego. Dlatego też im szybciej sprawa zostanie przekazana do prawnika, tym będzie więcej czasu na przygotowanie pisma procesowego.

Wysłanie pisma po terminie rodzi negatywne konsekwencje.

Dla przykładu złożenie sprzeciwu od nakazu zapłaty po terminie, powoduje, że nakaz staje się prawomocny. Powód może wystąpić do sądu o wydanie klauzuli wykonalności, a później złożyć wniosek o wszczęcie egzekucji.  I na nic zdadzą się tłumaczenia, że roszczenie było przedawnione, że powód pomylił kontrahenta… Jeżeli jest prawomocny wyrok, to niestety trzeba płacić.

Są oczywiście sposoby, żeby odkręcić sytuację, czyli np. złożyć wniosek o przywrócenie terminu. Jednak ich skuteczność zależy od danego stanu faktycznego i na ogół jest znikoma.

Wysłanie pisma procesowego kurierem

Wysłanie pisma procesowego kurierem to nie jest dobry pomysł. Szczególnie jeżeli termin złożenia pisma upływa w dniu, kiedy przekazujemy przesyłkę kurierowi. Jeżeli chcemy zachować termin, to należy nadać list za pośrednictwem poczty polskiej. Jeżeli nadamy przesyłkę za pomocą poczty, to przyjmuje się domniemanie, że przesyłka została doręczona tego dnia do sądu. Przesyłka może być nadawa nawet o 23:59, ważne żeby tylko data stempla na kopercie była prawidłowa.

Dzień to nie dzień roboczy

Jeżeli w piśmie od sądu został wskazany np. 7 dniowy termin na uzupełnienie braków formalnych, to 7 dni to dni kalendarzowe, a nie dni robocze.

Okazuje się, że nie jest to wcale tak oczywiste.

Kilkakrotnie spotkałam się z pytaniem, czy to 7 dni w piśmie z sądu to 7 dni roboczych. Otóż niestety nie – 7 dni to 7 kolejnych dni, a nie 7 dni roboczych.

Jak liczyć terminy 

Ja mam na to sprytny sposób, dzięki któremu się nie pomylę. Jeżeli odebrałam pismo w czwartek, a sąd wyznaczył mi 7 dniowy termin na dokonanie czynności, to termin upływa w następny czwartek.

Natomiast jeżeli w poniedziałek odebrałam nakaz zapłaty w postępowaniu upominawczym, to termin na złożenie sprzeciwu mija w poniedziałek za dwa tygodnie.

Jak określam termin, to zawsze otwieram kalendarz i sprawdzam, kiedy przypada kolejny poniedziałek czy czwartek. Dodatkowo „dla bezpieczeństwa” staram się wysyłać pisma zawsze dzień, dwa przed terminem.

Uważnie uzupełniać braki

Składane pismo procesowe może posiadać braki formalne. Może to być np. brak podpisu pod pismem, niezałączone pełnomocnictwo czy brak kopii pisma wraz z załącznikami czy niedołączenie odpisu KRS. Sąd wtedy wezwie stronę do ich uzupełnienia i wyznaczy 7 dniowy termin. Należy uważnie czytać pismo z sądu i dokładnie ustalić jakie braki mamy uzupełnić. Jeżeli nie uzupełnimy pisma w terminie albo uzupełnimy go błędnie np. dołączymy pełnomocnictwo nie do tej sprawy, zamiast dwóch odpisów pisma załączymy jeden, dołączymy odpis KRS nie tej spółki, to sąd nie da nam drugiej szansy. Skutki będą więc opłakane, a co gorsze, trudno będzie je naprawić.

Przegranie sprawy sądowej przed jej rozpoczęciem, co więc zrobić…

Jeżeli nie chcemy przegrać sprawy jeszcze przed jej faktycznym rozpoczęciem, należy zwrócić uwagę na kilka szczegółów:

• w KRS czy CEIDG zawsze powinien być aktualny adres przedsiębiorcy;
• należy zapisać, kiedy pismo sądowe zostało odebrane;
• pismo z sądu trzeba jak najszybciej przekazać do prawnika lub zarządu spółki;
• terminy sądowe podane są w dniach kalendarzowych, a nie roboczych;
• pisma do sądów należy nadawać przesyłką rejestrowaną za pośrednictwem poczty polskiej;
• zanim wyśle się pismo w przedmiocie uzupełnienia braków formalnych, należy sprawdzić czy uzupełniło się wszystkie braki w prawidłowy sposób.