Zawarłeś umowę na wykonanie projektu graficznego dla przedsiębiorcy. Swoje zadanie wykonałeś. Wystawiłeś fakturę. Minął termin płatności, a pieniędzy na koncie jak nie było, tak nie ma. Odpowiednie prowadzenie windykacji zwiększy szanse na odzyskanie należności. Poniżej kilka praktycznych rad, jak dochodzić należności za niezapłaconą fakturę.

Dochodzenie należności za niezapłaconą fakturę – przede wszystkim szybka reakcja

Jeżeli nie otrzymałeś płatności za wykonaną usługę, nie czekaj zbyt długo z przypomnieniem swojemu klientowi o obowiązku zapłaty. Gdy termin płatności minął kilka dni temu, to już jest dobry czas, żeby po raz pierwszy przypomnieć się dłużnikowi. Na początku może to być zwykły mail lub chociażby SMS. Powinno z niego wynikać, że termin płatności już minął i oczekujesz, że twoje wynagrodzenie zostanie szybko uregulowane.

Dlaczego druga strona nie płaci?

Jeżeli mimo SMS-a czy wiadomości e-mail druga strona nie uregulowała płatności, warto ustalić, jakie jest jej stanowisko. Opóźnienie w zapłacie może być spowodowane brakiem środków. Druga strona może też odmawiać płatności, bo np. nie jest zadowolona z wyników pracy.

Wbrew pozorom ustalenie przyczyny opóźnienia w płatnościach jest istotne przy dochodzeniu należności za niezapłaconą fakturę. Wówczas można skuteczniej zaplanować następne kroki windykacyjne.

Jeżeli kontrahent przyznaje, że powinien zapłacić wynagrodzenie, ale w tym momencie nie ma środków, to sprawa jest łatwiejsza. Wtedy warto zawrzeć ugodę i zgodzić się na np. rozłożenie płatności na raty czy rezygnację z części bądź całości odsetek. Dlaczego jest to korzystne, wyjaśnię poniżej.

Trudniej jest, jeżeli kontrahent wskazuje, że usługa została wykonana źle, niezgodnie z umową czy nie w terminie. Wtedy należy sprawdzić, na co strony się umówiły i na ile argumenty podnoszone przez drugą stronę są zasadne.

Zgromadzenie dowodów

Niestety sama niezapłacona faktura to za mało, żeby skutecznie dochodzić należności.

Wyobraźmy sobie taką sytuację. Przedsiębiorca otrzymuje fakturę od firmy, której nie zna, nigdy nie prowadził z nią żadnych interesów, a na dodatek nigdy nie było mu potrzebne 1000 różowych kartonów o wymiarach 30 x 20 x 110 cm. Dochodzenie takiej należności może okazać się bardzo trudne, bo poza niezapłaconą fakturą najprawdopodobniej nie będzie żadnych innych dowodów dotyczących roszczenia.

Fakt, że należy się komuś wynagrodzenie, trzeba udowodnić.

Po pierwsze, należy wykazać, że doszło do zawarcia umowy. Umowa zlecenia czy świadczenia usług nie musi być zawarta w formie pisemnej. Strony mogą umówić się ustnie na wykonanie przedmiotu umowy. Ważne, żeby mieć jakieś dowody potwierdzające, że umowa faktycznie została zawarta i jaka była jej treść.

Po drugie, jeżeli dochodzimy wynagrodzenia za wykonanie projektu strony internetowej, należy wykazać, że strona została faktycznie wykonana i przekazana zleceniodawcy. Tutaj sposób udowodnienia wykonania przedmiotu umowy będzie zależał od samego jej przedmiotu. O innych dowodach będziemy mówić przy naprawie samochodu, a o innych przy wykonaniu strony internetowej. Dowody mogą być różne: e-mail, protokół z przekazania przedmiotu umowy czy zeznania świadka.

Po trzecie, należy zweryfikować, że faktura za usługę została dostarczona kontrahentowi. Zdarzają się sytuacje, w których faktura została wysłana np. na zły adres.

Oficjalne wezwanie do zapłaty 

Jeżeli mimo telefonicznych lub mailowych ponagleń płatność nie została uregulowania, to następnym krokiem będzie skierowanie pisemnego wezwania do zapłaty. W wezwaniu powinny się znaleźć informacje o kwocie należności, z czego ta należność wynika, numerze konta do wpłaty, terminie na uregulowanie należności. Dodatkowo warto dołączyć do wezwania kopię niezapłaconej faktury.

W wezwaniu można dochodzić równowartości kwoty 40 euro tytułem kosztów odzyskania należności, o czym nie wszyscy wiedzą.

Więcej o rekompensacie w wysokości 40 euro za koszty odzyskania należności.

Wezwanie należy nadać przesyłką poleconą – z potwierdzeniem nadania (biała karteczka na poczcie) albo potwierdzeniem odbioru (biała i żółta karteczka). Chodzi o to, żeby mieć dowód wysłania wezwania do drugiej strony. W przypadku złożenia pozwu będziemy dysponować dowodem, że chcieliśmy w sposób polubowny zakończyć sprawę. Nieudowodnienie woli polubownego zakończenia sporu może spowodować, że sąd nie przyzna kosztów postępowania albo skieruje sprawę do mediacji.

Warto rozważyć, czy nie zlecić sporządzenia i wysłania wezwania do zapłaty prawnikowi. Wezwanie przygotowane przez radcę prawnego lub adwokata jest traktowane poważniej, a widmo skierowania sprawy do sądu wydaje się bardziej realne. Dodatkowo zawodowy pełnomocnik w sposób prawidłowy wyliczy odsetki oraz doradzi, czy można dochodzić rekompensaty za koszty odzyskania należności w równowartości 40 euro.

Dochodzenie należności za niezapłaconą fakturę a zawarcie ugody 

Zawsze warto dążyć do zawarcia pisemnej ugody. Poza korzyściami, które wszystkim od razu przychodzą do głowy, zawarcie ugody powoduje, że dochodzenie roszczenia na drodze sądowej będzie łatwiejsze i tańsze.

W ugodzie powinien znaleźć się zapis, że druga strona zgadza się na zapłatę wynagrodzenia w danej wysokości za wykonanie określonego przedmiotu umowy. Jest to tzw. uznanie roszczenia. Konsekwencje prawne takiego uznania są znaczące dla skutecznego dochodzenia należności za niezapłaconą fakturę.

Po pierwsze, w przypadku uznania roszczenia dochodzi do przerwania biegu terminu przedawnienia. Oznacza to, że nasza należność może być dłużej w sposób skuteczny dochodzona od drugiej strony. Jeżeli złożymy pozew do sądu, gdy roszczenie jest już przedawnione (dla przedsiębiorców będzie to najczęściej trzy lata po tym, jak upłynął termin płatności faktury), to przegramy sprawę, gdy druga strona podniesie zarzut przedawnienia. Co ważniejsze, sąd oddali powództwo, nawet gdy z przedstawionych dowodów jasno wynika, że wynagrodzenie jest należne.

Po drugie, jeżeli dłużnik nie spełni warunków ugody, dochodzenie roszczenia na drodze sądowej będzie szybsze i tańsze. Gdy dłużnik uznał roszczenie, to wówczas można wnieść pozew w tzw. postępowaniu nakazowym. Wówczas opłaty za wniesienie pozwu są niższe, a pozwany, jeżeli będzie chciał wnieść zarzuty od nakazu zapłaty, musi uiścić część opłaty sądowej.

Dochodzenie należności za niezapłaconą fakturę – podsumowanie

Dochodzenie należności za niezapłaconą fakturę to niestety codzienność. Nie zawsze taka windykacja musi zakończyć się przed sądem czy komornikiem. Dochodzić należności można również w sposób polubowny, do czego bardzo zachęcam. Jednak warto windykację przedsądową prowadzić tak, żeby zwiększyć szanse na szybkie odzyskania należności.

Jeżeli chcesz skorzystać z pomocy kancelarii prawnej w Warszawie w odzyskaniu należności, to zapraszam do KONTAKTU.