Wezwanie do zapłaty – krok po kroku

wezwanie do zapłaty

Przygotowanie dobrego wezwania do zapłaty wcale nie jest takie proste. Przede wszystkim, trzeba pamiętać, żeby w wezwaniu znalazły się wszystkie potrzebne informacje. Poniżej przedstawiam kilkanaście elementów, które powinny się znaleźć w dobrze sformułowanym wezwaniu do zapłaty. 

Miejscowość i data

W prawym górnym roku umieść informację o miejscu i dacie sporządzenia pisma. Wbrew pozorom jest to istotna informacja. Ułatwi to opisanie dokumentu przy np. składaniu pozwu. Będzie można się powołać na „wezwanie do zapłaty z dnia 25 stycznia 2017 r. Ponadto będzie wiadomo, w jakim okresie wezwanie do zapłaty zostało przygotowane.

Nadawca

Zaznacz w wezwaniu do zapłaty kto jest nadawcą. Wskaż imię i nazwisko albo nazwę spółki. Pamiętaj także o wskazaniu swojego aktualnego adresu. Często dłużnicy odpowiadają na wezwanie do zapłaty, dlatego trzeba ułatwić im wysłanie takiego pisma.

Odbiorca

Nie zapomnij też wskazać adresata pisma. Poświęć chwilę czasu na ustalenie prawidłowego adresu do doręczeń. Nie ma nic gorszego niż otrzymanie zwrotu swojego wezwanie do zapłaty z adnotacją „adresat nieznany”. Jeżeli chcesz sprawdzić adres korespondencyjny możesz skorzystać z oficjalnych rejestrów przedsiębiorców. Gdy wezwanie do zapłaty chcesz wysłać do osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, to odpowiedni do sprawdzenia adresu korespondencyjnego będzie CEIDG, czyli Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej.

Natomiast jeżeli Twoim kontrahentem jest spółka jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo-akcyjna, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością czy akcyjna do właściwy będzie rejestr KRS.

Pamiętaj, żeby zawsze korzystać z oficjalnych rejestrów, do których odnośniki znajdują się powyżej. Wtedy mamy pewność, że informacje są aktualne. W internecie jest mnóstwo stron, na których można znaleźć informacje o przedsiębiorcach, ale nie radzę z nich korzystać. Często nie są aktualne, a do tego mają sporo błędów. Lepiej powołać się na oficjalne źródła. Tym bardziej, że jeżeli dłużnik będzie później podnosił, że nie dostał wezwania do zapłaty, to można zawsze odeprzeć ten zarzut i wskazać, że pismo zostało wysłane na adres z oficjalnego rejestru.

Przed wysłaniem wezwania do zapłaty warto jeszcze sprawdzić umowę. Często strony ustalają, jakie adresy będą właściwe do wysyłania korespondencji. Jeżeli strona wskazała inny adres, niż wynika to z oficjalnych rejestrów, to najlepiej wysłać wezwanie na dwa adresy. Będziemy mieć więcej szans, że wezwanie dotrze do adresata.

Tytuł: wezwanie do zapłaty

Z pisma ma jasno wynikać czego się domagamy. Warto wyróżnić graficznie tytuł pisma, żeby już na pierwszy rzut oka było widać, w jakim celu pismo trafiło do dłużnika.

Żądanie wezwania do zapłaty

Teraz dochodzimy do najważniejszego elementu wezwania do zapłaty. Należy wskazać, czego się domagamy i z jakiego tytułu. W tym miejscu warto dokładnie wskazać kwotę należności oraz z czego ona wynika (np. wynagrodzenie za świadczenie usług remontowych zgodnie z fakturą VAT z dnia 10 stycznia 2017 r. o numerze 1/01/2017). Można również dochodzić zapłaty odsetek za opóźnienie w płatności oraz rekompensaty w wysokości równowartości 40 euro.

Termin do dokonania płatności i numer konta

Powszechną praktyką jest wyznaczenie dłużnikowi terminu na dokonanie płatności. Może to być konkretny dzień, do którego oczekujemy płatności albo termin np. 7 dni od momentu odebrania wezwania do zapłaty. W wezwaniu do zapłaty można także napisać, w jaki sposób oczekujemy, że nasze pieniądze zostaną nam zwrócone. Na nieuregulowanej fakturze często znajduje się numer konta. Można ten numer konta powtórzyć w wezwaniu do zapłaty albo wskazać, że płatność ma być dokonana na numer rachunku wskazany w fakturze VAT.

Co się stanie, jeżeli płatność nie zostanie uregulowana?

Jeżeli kontrahent nie chce dobrowolnie uregulować swoich zobowiązań, to sprawa najczęściej kończy się w… sądzie. Jednak w wezwaniu unikałabym kategorycznych stwierdzeń typu „jak nie zapłacisz, to widzimy się w sądzie”. Wezwanie do zapłaty powinno być przygotowane w sposób profesjonalny, ale stanowczy. Zamiast straszenia sądem, można napisać, że w przypadku braku płatności w terminie rozważysz skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego. Dodatkowo warto zauważyć, że w przypadku skierowania sprawy do sądu, dłużnik w przypadku przegranej poniesie dodatkowe koszty postępowania sądowego oraz koszty zastępstwa procesowego przez zawodowego pełnomocnika.

Uzasadnienie

Jestem zwolenniczką, żeby chociaż w kilku zdaniach wyjaśnić, dlatego jest nam należne wynagrodzenie. Można to zrobić w kilku prostych słowach. Na początku wskaż, że została zawarta umowa albo klient złożył zamówienie, a ty je zrealizowałeś. W konsekwencji należy ci się wynagrodzenie w umówionej wysokości. Wystawiłeś fakturę VAT, która do dnia sporządzenia wezwania do zapłaty nie została uregulowana.

Jeżeli dochodzić rekompensaty w równowartości 40 euro, to wskaż, w jaki sposób przeliczyłeś tę kwotę na złotówki. Warto również podać podstawę prawną żądania rekompensaty. Niestety wiedza o możliwości dochodzenia tej kwoty nie jest powszechna, więc lepiej w uzasadnieniu wskazać skąd ta kwota wynika.

Gdy przygotowuję wezwanie do zapłaty dla moich klientów, to często w uzasadnieniu powtarzam informację o tym, że brak płatności może spowodować skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego.

Wola polubownego zakończenia sporu

Na samym końcu uzasadnienia wezwania do zapłaty warto zaznaczyć, że liczymy na to, że jednak składanie pozwu nie będzie potrzebne i sprawa zostanie zakończona w sposób polubowny. Dodaj również numer telefonu do osoby kontaktowej. Jeżeli dłużnik będzie chciał się skontaktować, będzie wiedział, w jaki sposób to zrobić.

Podpis

Podpisanie się pod wezwaniem do zapłaty wydaje się oczywiste, ale o takich oczywistościach najłatwiej jest zapomnieć. Dobrym sposobem, żeby pamiętać o podpisie, jest umieszczenie pod wezwaniem najzwyklejszej kreseczki. Zanim wyślesz wezwanie do zapłaty, pusta kreseczka przypomni ci, że czegoś jeszcze brakuje.

Załączniki

Są różne szkoły dotyczące tego, czy do wezwania do zapłaty dołączać czy nie dołączać kopii nieuregulowanej faktury. Ja bym radziła dołączyć kopię. Wtedy nie ma wątpliwości, za którą fakturę domagamy się zapłaty.

Wysłanie wezwania do zapłaty

Wezwanie do zapłaty należy doręczyć drugiej stronie. Nie ma przeszkód, żeby zrobić to osobiście, ale wtedy pamiętaj, żeby odebrać od dłużnika potwierdznie otrzymania wezwania. Może to być np. krótka adnotacja na kopii wezwania do zapłaty. Jeżeli doręczenie osobiste pisma jest trudne, można je przesłać pocztą. Pamiętaj jednak, żeby nadać list przesyłką rejestrowaną. Wtedy będziesz dysponować potwierdzeniem, że pismo zostało wysłane a nawet doręczone.

Zostaw sobie kopię

Ta uwaga nie tyczy się tylko wezwania do zapłaty, ale pozostaje aktualna przy wszelkiego rodzaju dokumentach wysyłanych do dłużników, sądów, innych urzędów. Zawsze zostawiaj sobie kopię wysłanego pisma. Jeżeli dojdzie do złożenia pisma, to nie będzie problemu z ustaleniem treści pisma. Najprościej więc po podpisaniu i ewentualnym skompletowaniu pisma, zrób jego kopię. Możesz do niej dołączyć potwierdzenie nadania pisma i tak przygotowany dokument włożyć do archiwum.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *