Przygotowanie dobrego wezwania do zapłaty wcale nie jest takie proste. Przede wszystkim trzeba pamiętać, żeby w wezwaniu znalazły się wszystkie potrzebne informacje. Poniżej przedstawiam kilkanaście elementów, które powinny się znaleźć w dobrze sformułowanym wezwaniu do zapłaty. 

Miejscowość i data

W prawym górnym rogu umieść informację o miejscu i dacie sporządzenia pisma.

Wbrew pozorom jest to istotna informacja. Ułatwi to opisanie dokumentu przy np. składaniu pozwu. Będzie można się powołać na „wezwanie do zapłaty z dnia 25 stycznia 2022 r.”.  Ponadto będzie wiadomo, w jakim okresie wezwanie do zapłaty zostało przygotowane.

Nadawca

Zaznacz w wezwaniu do zapłaty, kto jest nadawcą.

Wskaż swoje imię i nazwisko albo nazwę spółki.

Pamiętaj także o wskazaniu swojego aktualnego adresu. Często dłużnicy odpowiadają na wezwanie do zapłaty, dlatego trzeba ułatwić im wysłanie takiego pisma.

Odbiorca wezwania do zapłaty

Nie zapomnij też wskazać adresata pisma.

Poświęć chwilę czasu na ustalenie prawidłowego adresu do doręczeń. Nie ma nic gorszego niż otrzymanie zwrotu swojego wezwania do zapłaty z adnotacją „adresat nieznany”.

Jeżeli chcesz sprawdzić adres korespondencyjny, możesz skorzystać z oficjalnych rejestrów przedsiębiorców. Gdy wezwanie do zapłaty chcesz wysłać do osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, to odpowiednia do sprawdzenia adresu korespondencyjnego będzie CEIDG, czyli Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej.

Natomiast jeżeli Twoim kontrahentem jest spółka jawna, partnerska, komandytowa, komandytowo-akcyjna, spółka z ograniczoną odpowiedzialnością czy akcyjna, to właściwy będzie rejestr KRS.

Pamiętaj, żeby zawsze korzystać z oficjalnych rejestrów, do których odnośniki znajdują się powyżej. Wtedy masz pewność, że informacje są aktualne.

W internecie jest mnóstwo stron, na których można znaleźć informacje o przedsiębiorcach, ale nie radzę z nich korzystać. Często nie są aktualne, a do tego zawierają sporo błędów. Lepiej powołać się na oficjalne źródła. Tym bardziej że jeżeli dłużnik będzie później podnosił, że nie dostał wezwania do zapłaty, to można zawsze odeprzeć ten zarzut i wskazać, że pismo zostało wysłane na adres z oficjalnego rejestru.

Przed wysłaniem wezwania do zapłaty warto jeszcze sprawdzić umowę. Często strony ustalają, jakie adresy będą właściwe do wysyłania korespondencji. Jeżeli strona wskazała inny adres, niż wynika to z oficjalnych rejestrów, najlepiej wysłać wezwanie na dwa adresy. Będziemy mieć więcej szans, że wezwanie dotrze do adresata.

Tytuł: wezwanie do zapłaty

Z pisma ma jasno wynikać, czego się domagamy. Warto wyróżnić graficznie tytuł pisma, żeby już na pierwszy rzut oka było widać, w jakim celu trafiło ono do dłużnika.

Żądanie wezwania do zapłaty

Teraz dochodzimy do najważniejszego elementu wezwania do zapłaty.

Należy wskazać, czego się domagamy i z jakiego tytułu. W tym miejscu warto dokładnie wskazać kwotę należności oraz z czego ona wynika (np. wynagrodzenie za świadczenie usług remontowych zgodnie z fakturą VAT z dnia 10 stycznia 2022 r. o numerze 1/01/2022). Można również dochodzić zapłaty odsetek za opóźnienie w płatności oraz rekompensaty za koszty odzyskania należności.

Termin na dokonanie płatności i numer konta

Powszechną praktyką jest wyznaczenie dłużnikowi terminu na dokonanie płatności. Może to być konkretny dzień, do którego oczekujemy płatności, albo termin np. 7 dni od momentu odebrania wezwania do zapłaty.

W wezwaniu do zapłaty można także napisać, w jaki sposób oczekujemy, że nasze pieniądze zostaną nam zwrócone. Na nieuregulowanej fakturze często znajduje się numer konta. Można ten numer konta powtórzyć w wezwaniu do zapłaty albo wskazać, że płatność ma być dokonana na numer rachunku wskazany w fakturze VAT.

Co się stanie, jeżeli płatność nie zostanie uregulowana?

Jeżeli kontrahent nie chce dobrowolnie uregulować swoich zobowiązań, to sprawa najczęściej kończy się w… sądzie.

Jednak w wezwaniu unikałabym kategorycznych stwierdzeń typu „jeśli nie zapłacisz, to widzimy się w sądzie”.

Wezwanie do zapłaty powinno być przygotowane w sposób profesjonalny, ale stanowczy.

Zamiast straszenia sądem można napisać, że w przypadku braku płatności w terminie rozważysz skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego.

Dodatkowo warto zauważyć, że po skierowaniu sprawy do sądu dłużnik w przypadku przegranej poniesie dodatkowe koszty postępowania sądowego oraz koszty zastępstwa procesowego przez zawodowego pełnomocnika.

Uzasadnienie wezwania do zapłaty

Jestem zwolenniczką tego, żeby chociaż w kilku zdaniach wyjaśnić, dlaczego jest nam należne wynagrodzenie.

Można to zrobić w kilku prostych słowach.

Na początku wskaż, że została zawarta umowa albo klient złożył zamówienie, a ty je zrealizowałeś. W konsekwencji należy ci się wynagrodzenie w umówionej wysokości. Wystawiłeś fakturę VAT, która do dnia sporządzenia wezwania do zapłaty nie została uregulowana.

Jeżeli dochodzisz rekompensaty w równowartości 40, 70 lub 100 euro, wskaż, w jaki sposób przeliczyłeś tę kwotę na złotówki. Warto również podać podstawę prawną żądania rekompensaty. Niestety wiedza o możliwości dochodzenia tej kwoty nie jest powszechna, więc lepiej w uzasadnieniu wskazać, skąd ta kwota wynika.

Gdy przygotowuję wezwanie do zapłaty dla moich klientów, to często w uzasadnieniu powtarzam informację o tym, że brak płatności może spowodować skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego.

Wola polubownego zakończenia sporu

Na samym końcu uzasadnienia wezwania do zapłaty warto zaznaczyć, że liczymy na to, że jednak składanie pozwu nie będzie potrzebne i sprawa zostanie zakończona w sposób polubowny. Dodaj również numer telefonu do osoby kontaktowej. Jeżeli dłużnik będzie chciał się skontaktować, będzie wiedział, w jaki sposób to zrobić.

Podpisz wezwanie do zapłaty

Podpisanie się pod wezwaniem do zapłaty wydaje się oczywiste, ale o takich oczywistościach najłatwiej zapomnieć. Dobrym sposobem, żeby pamiętać o podpisie, jest umieszczenie pod wezwaniem najzwyklejszej kreseczki. Zanim wyślesz wezwanie do zapłaty, pusta kreseczka przypomni ci, że czegoś jeszcze brakuje.

Załączniki do wezwania do zapłaty

Są różne szkoły dotyczące tego, czy do wezwania do zapłaty dołączać czy nie dołączać kopii nieuregulowanej faktury. Ja bym radziła dołączyć kopię. Wtedy nie ma wątpliwości, za którą fakturę domagamy się zapłaty.

Wysłanie wezwania do zapłaty

Wezwanie do zapłaty należy doręczyć drugiej stronie. Nie ma przeszkód, żeby zrobić to osobiście, ale wtedy pamiętaj, żeby odebrać od dłużnika potwierdzenie otrzymania wezwania. Może to być np. krótka adnotacja na kopii wezwania do zapłaty.

Jeżeli doręczenie osobiste pisma jest trudne, można je przesłać pocztą. Pamiętaj jednak, żeby nadać list przesyłką rejestrowaną. Wtedy będziesz dysponować potwierdzeniem, że pismo zostało wysłane, a nawet doręczone.

Zostaw sobie kopię wezwania do zapłaty i załączników

Ta uwaga nie tyczy się tylko wezwania do zapłaty, ale pozostaje aktualna przy wszelkiego rodzaju dokumentach wysyłanych do dłużników, sądów, innych urzędów.

Zawsze zostawiaj sobie kopię wysłanego pisma.

Jeżeli dojdzie do złożenia pisma, to nie będzie problemu z ustaleniem treści pisma. Najprościej więc: po podpisaniu i ewentualnym skompletowaniu pisma zrób jego kopię. Możesz do niej dołączyć potwierdzenie nadania pisma i tak przygotowany dokument włożyć do archiwum.

Jeżeli chcesz skorzystać z indywidualnej porady prawnej dotyczącej odzyskania należności, to zapraszam do KONTAKTU.