Nawet nie wiesz, ile umów zawierasz każdego dnia!

A ile z tych umów jest pisemna? Ile razy w ciągu dnia podpisujesz się pod umową w swoim prywatnym życiu?

Jeżeli jesteś przedsiębiorcą albo członkiem zarządu spółki, pewnie robisz to o wiele częściej niż zwykły konsument.

W tym odcinku podcastu mówię o tym jak często zawieramy umowy. I nie musi to nastąpić w formie pisemnej.

Ten podcast to początek mini serii podcastów o umowach. Jednak spokojnie. Nie będę Cię zanudzać analizą poszczególnych postanowień. Bardziej będę Ci chciała wskazać kierunki i sposoby myślenia o umowach.

Jeżeli masz jakieś pytanie, to zapraszam do KONTAKTU.

Wolisz czytać niż słuchać? Poniżej znajduje się transkrypcja podcastu.

Dzień dobry! Nazywam się Joanna Legun. To jest 12. odcinek podcastu Jak zrozumieć prawnika? Jest to podcast, w którym jasnym i prostym językiem mówię o istotnych kwestiach prawnych dla przedsiębiorców.

Ten odcinek jest początkiem małej serii podcastów. Pomyślałam, aby przedstawić Wam problemy, z którymi spotykacie się, a które dotyczą umów. Nie chcę omawiać poszczególnych umów, poszczególnych typów z rodzajami zabezpieczeń, zapisów, essentialiów negotii i wszystkich takich kwestii. Mój cel jest zupełnie inny.

Chcę Wam pokazać:

• w jaki sposób podchodzić do umów?
• co sprawdzać?
• na co zwracać uwagę?
• czego pilnować?
• co można pominąć?

Chodzi mi też o to, abyście w sposób prawidłowy ważyli ryzyko.

Czy w takiej umowie potrzebny jest mi taki sposób zabezpieczenia, czy może zupełnie inny?

Ten odcinek jest pierwszym odcinkiem dotyczącym małej serii o umowach. W nim będę mówiła o kwestiach związanych z zawarciem umowy, i tym kiedy dochodzi, a kiedy nie dochodzi do zawarcia umowy.

Nawet nie masz pojęcia jak często zawierasz umowę.

Załóżmy, że słuchając tego podcastu, idziesz do pracy albo do biura. Wstajesz rano, wychodzisz, idziesz kupić do pobliskiej piekarnik bułkę lub kanapkę, coś słodkiego. W momencie, kiedy otrzymujesz bułkę, płacisz za to kartą czy gotówką, zawierasz umowę sprzedaży. Podczas tej transakcji nie musieliście wypowiedzieć ani jednego słowa, a i tak doszło do zawarcia umowy. Podobnie jest w kwestii komunikacji miejskiej. Kupując czy mając bilet miesięczny, zawierasz umowę na przejazd środkami transportu. Podobnie, jeżeli w drodze do pracy kupujesz kawę na wynos.

To też są umowy.

Tych umów w naszym codziennym życiu zawieramy mnóstwo.

Żadna z tych umów, o których przed chwilą mówiłam, nie łączy się z tym że musimy podpisać jakieś dokumenty.

Wszystko dzieje się automatycznie. Bez wypowiedzenia słów. Jednak umowy i tak są zawarte.

Umowa a faktura za wykonane usługi

Dziwi mnie następująca kwestia – jeżeli przedsiębiorca zgłasza się do mnie z kwestią windykacyjną, ma wystawioną fakturę, ta faktura nie została zapłacona przez jego kontrahenta, to bardzo często dostaję wytłumaczenie, które jest usprawiedliwieniem przed prowadzeniem tej windykacji, że oni nie mają zawartej umowy. Umowa nie została w ogóle zawarta.

Teraz pytanie – czy ta umowa nigdy nie została zawarta?

Czy utożsamiają oni tylko fakt  zawarcia umowy z podpisaniem się pod określonym dokumentem?

Omówmy to na dwóch przykładach.

Pierwszy przykład.

Wyobraź sobie, że otrzymujesz ode mnie nagle fakturę za usługę prawną. Powiedzmy za przygotowanie wzoru umowy.

Po pierwszym szoku zastanawiam się, że przecież na nic się nie umawialiśmy.

„Ja tego nie zamawiałem! Nie ustaliliście ze mną, że ja dla Was przygotuję, chociażby wzór umowy!”.

W tym momencie to, że wystawiłam fakturę,  nie ma pokrycia w jakiejkolwiek umowie, którą my zawarliśmy, bo nawet się nie znamy i nigdy nie rozmawialiśmy ze sobą.

Tutaj faktycznie nie doszło do zawarcia umowy, bo strony, czyli ja i osoba, której wystawiłam fakturę, nigdy nie ustaliły warunków umowy. Nie ustaliły tego, że mam przygotować wzór umowy, zgodnie z wytycznymi i tym, co ustaliliśmy, a druga strona nie ma zapłacić mi określonego wcześniej wynagrodzenia.

Nie doszło do zawarcia umowy.

To, że wystawiłam fakturę, nie ma żadnego poparcia w zawartej umowie.

Przejdziemy do drugiego przykładu.

Wystawiliście komuś fakturę, ale ona nie jest fakturą, o której mówiłam w pierwszym przykładzie – ona nie ma żadnego potwierdzenia w niczym.

Przed wystawieniem faktury rozmawialiście z osobą, której fakturę wystawiliście i ustaliliście, że macie wykonać to i to, za taką i taką kwotę, w takim i takim terminie.

Wy przedstawiliście swoją ofertę.

Druga osoba powiedziała: „Działajmy w tym zakresie” lub napisała Wam maila: „Nawiązując do rozmowy, proszę wykonać to zgodnie z warunkami, które wcześniej ustaliliśmy”.

W tym momencie doszło do zawarcia umowy.

Nawet jeśli żadna ze stron nie podpisała żadnego dokumentu. Ważna jest kwestia wymiany oświadczeń woli – mówiąc bardziej po prawniczemu, czyli oświadczeń: „Ja wykonam coś za określoną kwotę” łącznie z oświadczeniem drugiej strony: „Zobowiązuję się do tego, że odbiorę tę rzecz, którą wykonasz i zapłacę Ci określoną cenę”.

Wtedy dochodzi do zawarcia umowy.

Wcale nie jest potrzebne, aby taką umowę podpisywać w formie pisemnej.

Niebezpieczeństwa związane z zawarciem umowy w inny sposób niż pisemnie

Zawieranie takich umów – czy to w formie elektronicznej, czy dokumentowej, telefonicznie, mailowo czy ustnie – wiąże się z kilkoma niebezpieczeństwami.

Jakie są warunki umowy?

Po pierwsze – nie wiecie, jakie są konkretnie warunki tej umowy.

Ustalacie tylko najważniejsze kwestia, a zapominacie często o dodatkowych kwestiach, które trzeba by wyregulować w umowie, czyli na przykład, w jakim terminie musi być coś oddane albo jakie będą szczegóły, wymogi, warunki Waszego zamówienia rzeczy, którą chcecie wykonać czy zrobić, czy usługi, która zaczynacie świadczyć.

W tym momencie robi się problem między oczekiwaniami jednej strony a oczekiwaniami drugiej. Często kończy się to konfliktem, bo sprzedawca myślał, że będzie musiał zrobić coś w taki sposób, dostarczyć taką rzecz, a kupujący wyobrażał sobie coś innego.

Te umowy są Wam potrzebne po to, aby doprecyzować pewne kwestie.

Oczywiście, możecie to zrobić w formie mailowej i na mailu mieć wyszczególnione warunki, terminy i dodatkowe informacje co do treści tego zamówienia, ale nie macie żadnej checklisty, która pozwoli Wam sprawdzić, czy wszystko jest OK.

Udowodnienie zawarcia umowy

To była pierwsza kwestia. Druga jest następująca.

Czasami będziecie mieli problem z wykazaniem, że w ogóle do takiej umowy doszło i została ona zawarta.

Szczególnie jak zawieracie ją telefonicznie.

Ciężko wykazać, że zawarliście umowę na takich i takich warunkach. Szczególnie jeżeli klient dzwonił do Was pół roku temu, jest to jeden z 10 klientów, którzy dzwonią do Was każdego dnia i nie pamiętacie co dokładnie ustaliliście.

Tym bardziej że pamięć ludzka bywa bardzo zawodna.

To, co mogę Wam polecić, to po każdej rozmowie, kiedy zawieracie umowę, ustalacie warunki, napiszcie maila do tej osoby lub stwórzcie inny, trwały element, który będzie zawierał elementy i istotne kwestie, które uzgodniliście podczas rozmowy.

Dzięki temu nawet jeżeli Wy o czymś zapomnicie, że trzeba dodać coś do tej umowy, to macie zawsze maila, który jest dowodem na to, co zostało wykonane i jak to wygląda. Dbajcie o to, aby mieć potwierdzenia zawartych umów, aby mieć dowody na to, że taka umowa została zawarta.

Forma pisemna pod rygorem nieważności

Niekiedy jest tak, że umowę w formie pisemnej musicie zawrzeć, bo inaczej ta umowa nie będzie ważna.

Na przykład pisemna umowa musi być, jeśli przenosicie prawa autorskie i majątkowe lub je otrzymujecie.

W zależności od tego, po której stronie jesteście, jeżeli udzielacie licencji wyłącznej do jakiegoś utworu, wtedy musi być zawarta umowa w formie pisemnej, bo zawarcie jej w formie ustnej powoduje, że jest ona nieważna.

Kolejnym przykładem jest umowa pośrednictwa w obrocie nieruchomościami.Ona również dla swojej ważności musi być zawarta w formie pisemnej.

Tak samo jest z nieruchomościami – nie możecie zawrzeć ustnej umowy przeniesienie własności nieruchomości. Nawet nie możecie jej zawrzeć w zwykłej formie pisemnej. Musicie pójść do notariusza, aby on sporządził akt notarialny. Wtedy umowa w formie aktu notarialnego, która dotyczy nieruchomości, będzie ważna.

Adekwatność umowy

Pamiętajcie, aby przy wyborze i decyzji czy będziecie zawierać umowę w formie pisemnej, czy nie, nie wylać dziecka z kąpielą.

Wyobraźcie sobie, że idąc dziś do pracy, kupując bułkę, zanim ją otrzymacie i będziecie mogli za nią zapłacić całe 50 groszy, będziecie musieli zawrzeć umowę pisemną.

Po pierwsze – jest to bardzo nieekologiczne. Wyobraźcie sobie ile papieru trzeba byłoby zużyć na każdą bułkę.

Wyobraźcie sobie ile papieru trzeba byłoby zużyć na każdą bułkę.

Po drugiej jest to nieekonomiczne. Taki sklep, taka piekarnia, która zawierałaby dla każdej bułki umowę pisemną, za chwilę albo musiałaby zatrudniać bardzo dużą ilość pracowników, albo byłyby gigantycznej kolejki, a klienci odeszliby do tej piekarni, w której wystarczy wziąć bułkę i podać kasjerce kartkę czy wyliczone 50 groszy.

Widzicie, że forma zawierania umów powinna być dostosowana do tego, na co zawieracie umowę. Umowa na bilet autobusowy czy umowa na kawę, którą kupujecie w drodze do pracy, gdyby trzeba byłoby ją zawrzeć w formie pisemnej, byłoby to tak trudne, że cały obrót gospodarczy by padł i zdarzyłby się armagedon.

Trzeba dostosować formę zawarcia umowę – to, czy decydujecie się, żeby ze swoimi klientami zawierać umowę w formie pisemnej, od jaka tego jest skala ryzyka związanego z tą umową.

Jeżeli jesteście zabezpieczeni pod względem płatności – jest to niska kwota, jest to kwota zawierana na dużą skalę, to nie ma sensu zawierać takiej umowy w formie pisemnej, tym bardziej że trzeba ustalić treść umowy, wydrukować, wysłać, podpisać.

Ona musi wrócić.

Druga strona też musi ją podpisać.

Jest z tego bardzo dużo zamieszania. Czasem nie jest to warte ryzyka, które jest związane z zawarciem i realizacją takiej umowy.

Pamiętajcie, aby zawsze dostosować umowę do tego, na co ona jest. Aby taka umowa nie była przerostem formy nad treścią.

Pierwszy pozew

Pewnie na piątym roku studiów pisałam swój pierwszy pozew w życiu, w mojej prawniczej karierze.

Pamiętam doskonale od czego zaczęłam uzasadnienie tego pozwu.

Było to mniej więcej zdanie: „Powód w dniu takim i takim wystawił fakturę na taką i taką kwotę z terminem płatności przypadającym na taki i taki dzień. Pozwany w terminie nie uregulował należności”.

Pewnie po dzisiejszym podcaście powinniście wiedzieć jaką uwagę dostałam od mojego ówczesnego przełożonego w zakresie tego pozwu.

Fakt wystawienia faktury jest zwieńczeniem całego procesu zawierania i realizacji umowy. Nie powinnam zaczynać uzasadnienia pozwu od tego, że powód wystawił fakturę, bo wcześniej działy się o wiele ważniejsze kwestie, które powinnam jako zawodowy pełnomocnik wykazać w pozwie.

Powinnam zacząć od tego: “Powód i pozwany zawarli umowę. Ta umowa była umową o świadczenie usług. Mój mocodawca miał wykonać taką i taką usługę. Pozwany miał za to zapłacić taką a taką kwotę. W związku z tym, że mój mocodawca, czyli powód wykonał usługę, na którą strony się umówiły, pozwany nie zgłaszał żadnych uwag do tego. Nie miał żadnych wątpliwości co do tego, że ta usługa została wykonana w sposób prawidłowy. Powód wystawił fakturę.”

W tym momencie dopiero pada to zdanie, od którego ja zaczęłam swoje pierwsze uzasadnienie wyroku, czyli powód wystawił fakturę z płatnością przypadająca na taki i taki dzień, która nie została uregulowana w terminie.

Jako pełnomocnik powinnam wykazać, że strony zawarły umowę, ta umowa została zawarta na określonych warunkach i to, że mój mocodawca, który domaga się w tym momencie zapłaty, wykonał swoje zobowiązanie.

Podsumowanie

Myślcie w taki sposób o umowach.

To nie jest tylko pisemny dokument, który podpisujecie, tylko to są Wasze zobowiązania.

To, co ustalacie między sobą – między jedną a drugą stroną umowy, to, do czego się zobowiązujecie, to co określacie w tej umowie – dzięki temu pozwoli Wam lepiej myśleć o tym i nie popełniać podstawowego błędu, że my nie zawarliśmy umowy.

Zawarliście ją, tylko nie w takiej formie, do której jesteście przyzwyczajeni, czyli w  formie pisemnej.

Takie umowy, które są zawierane w formie ustnej, mailowej, dokumentowej też są ważne.

Nie oznacza to, że tylko i zawsze, koniecznie musicie zawrzeć umowę w formie pisemnej.

Możecie ją zawierać w innych formach, chyba że akurat mamy do czynienia z jednym z wyjątków, o których mówiłam, dotyczących przeniesienia praw autorskich, udzielenia licencji, umowy pośrednictwa czy kwestii przeniesienia własności nieruchomości.

Zapraszam Was na kolejny odcinek podcastu, w którym będę rozwijała ten temat. Powiem Wam o wszystkich wadach i zaletach posiadania swojego wzoru umowy, to znaczy jako przedsiębiorca masz konkretną swoją usługę, świadczysz lub sprzedajesz określony towar, wykonujesz określone dzieło. Dlaczego warto jest mieć taki wzór umowy? Jakie są wady posiadania takiego wzoru umowy?

Dziękuję, że byliście ze mną do końca dzisiejszego podcastu. Jak zwykle notatki do tego podcastu oraz transkrypcja znajdzie się na stronie jakzrozumieniecprawnika.pl w zakładce podcast, na stronie, która jest dedykowana temu odcinkowi podcastu.

Jeżeli ten odcinek Ci się podoba, masz jakieś pytania, wątpliwości – śmiało pisz. Na stronie znajdziesz mój adres mail, który brzmi joanna@legun.pl. Będę wdzięczna za wszelkiego rodzaju komentarze, uwagi. Podzielcie się tym podcastem, aby mógł dotrzeć do jak największej ilości przedsiębiorców.

Dziękuję bardzo za dziś! Do usłyszenia w kolejnym odcinku podcastu Jak zrozumieć prawnika?