Ostatnio kilka osób zadało mi podobne pytanie – czy przedsiębiorca powinien mieć swój wzór umowy.

Dla mnie odpowiedź jest oczywista.

Jeżeli prowadzisz swój biznes, masz własną firmę, świadczysz dany rodzaj usługi, to powinieneś mieć swój wzór umowy. Jest to oszczędność czasu i pieniędzy. Dzięki takiemu wzorowi umowy lepiej dbasz o swoje interesy.

1. Oszczędność pieniędzy

Podpisywanie umów z klientem na własnym wzorze, to przede wszystkim oszczędność pieniędzy. Tylko raz zlecasz prawnikowi przygotowanie wzoru umowy, a później wykorzystujesz go przy kolejnych umowach.

Umowa zapewne będzie wymagać delikatnego dostosowania do warunków biznesowych. Może zmienić się cena, czas wykonania przedmiotu umowy, czy zakres umowy. Jednak są to proste zmiany, które da się wprowadzić samodzielnie w kilka minut.

2. Oszczędność czasu

Z oszczędnością pieniędzy idzie w parze oszczędność czasu.

Wyobraź sobie, że jesteś fotografem i masz do zawarcia 5 umów na wykonanie sesji zdjęciowych.

W pierwszym wariancie czekasz na przedstawienie wzorów umów przez swoich klientów. Otrzymujesz 5 umów. Każda z nich jest inna. Jedna ma 3 strony, druga 10. Każdą z tych umów musisz przeczytać. Do każdej będziesz miał jakieś uwagi. Możliwe, że w umowach będą zapisy, których nie rozumiesz. Musisz zapytać o ich sens drugą stronę lub skonsultować z prawnikiem zagrożenia związane z tą umową.

To wszystko zajmuje czas, który możesz poświęcić na realizację kolejnego zlecenia.

Teraz drugi wariant.

Przesyłasz wszystkim klientom swój wzór umowy. Otrzymujesz od nich uwagi do umowy lub dodatkowe pytania. Nie musisz czytać 5 umów. Wystarczy, że przeczytasz tylko komentarze i wprowadzone zmiany. Pewnie, żeby przyśpieszyć pracę wykonasz w programie word porównanie dwóch wersji umowy. To bardzo przydatna funkcja, która oszczędza czas. A poza tym daje pewność, że do umowy nie zostały wprowadzone żadne zmiany zmieniającej jest sens.

Po pewnym czasie uwagi do wzorca umowy będą się powtarzać. Poznasz odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania swoich klientów. Wiesz też, na jakie zapisy możesz się zgodzić, a jakie są zbyt ważne, żeby je odpuścić.

Własna umowa daje korzyść skali.

3. Znajomość słabych punktów

Każdy rodzaj działalności ma swoje słabe strony. To zagrożenia, które najczęściej pojawiają się w danej branży czy w ramach obsługi danego typu klientów. 

Dobra umowa to taka, która zabezpiecza najczęściej pojawiające się ryzyka wynikające z realizacji danej usługi.

Wszystkich zagrożeń i tak nie uda się przewidzieć. Jeżeli chcemy przewidzieć 99,9% przypadków, które hipotetycznie mogą się wydarzyć, to umowa zamiast 4 stron będzie miała ich z 20.

A im więcej stron ma umowa, tym mniejsze prawdopodobieństwo, że kontrahent zgodzi się ją podpisać. Będzie miał też więcej uwag, pytań. To wydłuży czas negocjacji umowy. 

Zastanów się, jakie są największe zagrożenia wynikające z Twojej działalności. Czego się najbardziej obawiasz i na czym Ci najbardziej zależy. 

I te kwestie w pierwszej kolejności zabezpiecz w swojej umowie. 

Wykorzystaj też swoje doświadczenie. Przez lata prowadzenia działalności wydarzyło się sporo problemów, reklamacji itp. Wiesz co sprawiało Ci najwięcej trudności.  Przy tworzeniu wzorca umowy wykorzystaj swój know-how. 

Dodatkowo prawnik, z którym będziesz tworzył wzór umowy podpowie Ci jakie kwestie warto zabezpieczyć w umowie. 

4. Dostosowanie wzoru umowy do usługi

Dobra umowa jest jak garnitur. Szyta na miarę. Dostosowana do okoliczności. Profesjonalna.

Im wykonanie umowy łączy się z większymi zagrożeniami dla przedsiębiorcy, tym te zagrożenia lepiej powinny być uregulowane w umowie.

Jeżeli świadczysz prostą, powtarzalną usługę, z którą nie wiąże się duże ryzyko, to nie ma sensu przedstawiać klientowi umowy, która ma kilkanaście stron. Lepiej przedstawić krótką umowę, która zabezpieczy największe ryzyka (np. płatność, odstąpienie czy wypowiedzenie umowy itp.).

Natomiast gdy jest to skomplikowana, długoterminowa współpraca, łącząca się z dużą odpowiedzialnością, to umowa powinna zabezpieczać więcej sytuacji. Będzie ona po prostu dłuższa i też lepiej chroniąca strony. Do takiej umowy warto dodać zapisy o karach umownych czy o umownym prawie do odstąpienia od umowy.

5. Swój wzór umowy jako dobry początek negocjacji 

Przedstawienie swojego wzoru umowy to rozpoczęcie negocjacji o jej szczegółowych warunkach.

Jeżeli czekasz aż taki wzór umowy przedstawi druga strona, to od razu stawiasz się w gorszej pozycji negocjacyjnej. To Ty musisz usunąć z propozycji umowy niekorzystny dla siebie zapis i wprowadzić postanowienia chroniące swoje interesy. 

Może to być trudne do wykonania.  

Łatwiej nie zgodzić się na dodanie zapisu do umowy niż przekonać drugą stronę, żeby taką zmianę wprowadziła. 

Dobra umowa to też przejaw profesjonalizmu. Jeżeli umowa jest źle napisana (sklejona z kilku umów z internetu), ma niekonsekwentne formatowanie, literówki… to podważa jakość świadczonych usług.

Gdy ktoś nie jest w stanie przedstawić dobrze napisanej umowy, to czy  jego usługi nie będą podobne? 

Jeżeli potrzebujesz pomocy w przygotowaniu wzoru umowy, to zapraszam do KONTAKTU.