Jak skutecznie wypowiedzieć umowę?

wypowiedzenie umowy

Wydawało mi się, że wypowiedzenie umowy to jedna z łatwiejszych czynności prawnych. Ostatnio jednak spotkałam się z wieloma pytaniami na ten temat. W tym artykule wyjaśniam najważniejsze kwestie, na które trzeba zwrócić uwagę przy składaniu wypowiedzenia umowy cywilnoprawnej. 

W jakiej formie złożyć wypowiedzenie umowy?

Wypowiedzenie można złożyć w każdej formie.  Strony w umowie mogę przewidzieć, że wypowiedzenie umowy musi być złożone w szczególny sposób np. w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Zawsze trzeba zacząć od sprawdzenie czy w umowie, którą chcemy wypowiedzieć nie ma zapisu mówiącego o formie wypowiedzenia umowy. Taki zapis najczęściej występuje w paragrafie o terminach wypowiedzenia umowy lub w postanowieniach końcowych.

W umowie strony mogą umieścić następujący zapis:

„Wypowiedzenie umowy należy sporządzić w formie pisemnej pod rygorem nieważności.”

Jeżeli w zawartej umowie jest takie postanowienie, to drugiej stronie umowy należy dostarczyć pisemne wypowiedzenie umowy. W przeciwnym razie wypowiedzenie umowy nie będzie skuteczne.

Pisemnym wypowiedzeniem umowy nie będzie:

  • wysłanie wypowiedzenia faksem;
  • złożenie oświadczenia woli o wypowiedzeniu umowy w mailu czy przesłanie skanem;
  • rozmowa telefoniczna, podczas której ktoś wypowie umowę;
  • przesłanie pocztą kopii oświadczenia woli o wypowiedzeniu umowy;
  • wypowiedzenie umowy opatrzone kopią podpisu.

Jeżeli w umowie nie ma zapisu o formie wypowiedzenia umowy ani z innych przepisów prawa nie nic innego, to wypowiedzenie można złożyć w każdy sposób.

Jednak unikaj składania wypowiedzenia ustnie. A to z prostej przyczyny. W takim przypadku nie ma dowodu na to, że wypowiedzenie umowy zostało złożone. Gdy strony pokłócą się o skuteczność wypowiedzenia umowy, to ten, kto wypowiedział umowę ustnie, będzie w trudnej sytuacji. Nie będzie miał dowodu na to, że wypowiedział umowę. A od tego tylko krok do przegrania procesu sądowego.

Kiedy wypowiedzenie umowy jest skuteczne? 

Wyciągasz kartkę, bierzesz długopis, zaczynasz pisać wypowiedzenie umowy. Po odłożeniu długopisu wypowiedzenie umowy ląduje w szufladzie. Nie wysyłasz go i nie wręczasz drugiej stronie. To za mało, żeby wypowiedzieć umowę. Bo skąd druga strona ma wiedzieć, że takie wypowiedzenie w ogóle powstało?

Ten przykład pokazuje, że napisanie wypowiedzenia to za mało. Trzeba jeszcze to wypowiedzenie dostarczyć drugiej stronie.

Jak dostarczyć wypowiedzenie umowy?

Żeby skutecznie złożyć oświadczenia woli (nie tylko o wypowiedzeniu umowy) trzeba przekazać je drugiej stronie, w taki sposób, żeby mogła się ona z nim zapoznać.

Umożliwienie zapoznania się nie oznacza, że strona musiała przeczytać wypowiedzenie umowy.

Wypowiedzenie umowy będzie skuteczne nawet gdy druga strona odebrała list, ale go nie otworzyła.

Podobnie w przypadku składania wypowiedzenia innym przedsiębiorcom (wypowiedzenie B2B). Wypowiedzenie jest skutecznie doręczone, gdy osoba uprawniona odbiera przesyłkę w siedzibie spółki. Tak się dzieje, nawet jeżeli list nie dotarł do pracownika zajmującego się obsługą wypowiedzeń czy członka zarządu.

Podobnie z wypowiedzeniem wysłanym mailem. Jest ono skutecznie doręczone od momentu, gdy mail znalazł się w skrzynce odbiorczej adresata. Gdy wypowiedzenie wysłano w sobotę o 23:30, to przyjmuje się, że w tym momencie adresat miał możliwość zapoznania się z tą wiadomością. Nawet jeżeli pracuje on od poniedziałku do piątku, od 9 do 17.

Kto może podpisać wypowiedzenie umowy?

Oświadczenie o wypowiedzeniu umowy powinna podpisać osoba, która jest do tego uprawniona.

Może to być:

  • członek zarządu;
  • wspólnik spółki;
  • osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą;
  • prokurent;
  • pełnomocnik.

Przy czym jeżeli wypowiedzenie składa pełnomocnik, to powinien on mieć pełnomocnictwo do takiej czynności. Pełnomocnictwo powinno być w takiej samej formie co wypowiedzenie. Jeżeli wypowiedzenie umowy musi być na  piśmie, bo inaczej nie będzie ważne – to pełnomocnictwo też musi być na piśmie.

Więcej o zawarciu umowy z pełnomocnikiem mówiłam w trzecim odcinku podcastu Jak zrozumieć prawnika?

Kiedy można wypowiedzieć umowę najmu zawartą na czas określony?

Wypowiedzenie umowy najmu zawartej na czas określony sprawia sporo problemów. A to za sprawą nieintuicyjnych przepisów kodeksu cywilnego. Zgodnie z nimi umowę najmu, która obowiązuje na czas określony (np. jednego roku), można rozwiązać tylko z ważnych powodów. Te powody strony powinny wymienić w umowie.

Często spotykam w umowie najmu zapis, że jest ona zawarta na okres 12 miesięcy, a każda strona może wypowiedzieć umowę  w każdym czasie bez podania przyczyny. Takie postanowienie umowne jest sprzeczne z przepisami kodeksu cywilnego.

Wnioski są następujące:

  • umowę najmu zawartą na czas określony można rozwiązać tylko z ważnych powodów;
  • umowa najmu na czas nieokreślony może być w każdym czasie wypowiedziana z zachowaniem okresów wypowiedzenia przewidzianych w umowie lub kodeksie cywilnym.

Wzór wypowiedzenia umowy cywilnoprawnej

Nie ma szczególnych wymagań, co musi znaleźć się w wypowiedzeniu. Ważne, żeby z pisma jasno wynikało czego chce autor oświadczenia, czyli:

  • która strona umowy wypowiada umowę;
  • do kogo kieruje oświadczenie o wypowiedzeniu umowy;
  • którą umowę chce wypowiedzieć;
  • kto podpisuje wypowiedzenie;
  • data i miejsce sporządzenia dokumentu.

Przygotował gotowe szablony do złożenia wypowiedzenia umowy. Możecie z nich śmiało korzystać.

Wzory wypowiedzeń do pobrania:

Jeżeli masz wątpliwości co do skuteczności wypowiedzenia umowy czy nie wiesz jak wypowiedzieć swoją umowę – NAPISZ. 

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *