Jak skutecznie wypowiedzieć umowę?

wypowiedzenie umowy

Wydawało mi się, że wypowiedzenie umowy to jedna z łatwiejszych czynności prawnych. Ostatnio jednak spotkałam się z wieloma pytaniami na ten temat. W tym artykule wyjaśniam najważniejsze kwestie, na które trzeba zwrócić uwagę przy składaniu wypowiedzenia umowy cywilnoprawnej. 

W jakiej formie złożyć wypowiedzenie umowy?

Wypowiedzenie można złożyć w każdej formie.  Strony w umowie mogę przewidzieć, że wypowiedzenie umowy musi być złożone w szczególny sposób np. w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Zawsze trzeba zacząć od sprawdzenie czy w umowie, którą chcemy wypowiedzieć nie ma zapisu mówiącego o formie wypowiedzenia umowy. Taki zapis najczęściej występuje w paragrafie o terminach wypowiedzenia umowy lub w postanowieniach końcowych.

W umowie strony mogą umieścić następujący zapis:

„Wypowiedzenie umowy należy sporządzić w formie pisemnej pod rygorem nieważności.”

Jeżeli w zawartej umowie jest takie postanowienie, to drugiej stronie umowy należy dostarczyć pisemne wypowiedzenie umowy. W przeciwnym razie wypowiedzenie umowy nie będzie skuteczne.

Pisemnym wypowiedzeniem umowy nie będzie:

  • wysłanie wypowiedzenia faksem;
  • złożenie oświadczenia woli o wypowiedzeniu umowy w mailu czy przesłanie skanem;
  • rozmowa telefoniczna, podczas której ktoś wypowie umowę;
  • przesłanie pocztą kopii oświadczenia woli o wypowiedzeniu umowy;
  • wypowiedzenie umowy opatrzone kopią podpisu.

Jeżeli w umowie nie ma zapisu o formie wypowiedzenia umowy ani z innych przepisów prawa nie nic innego, to wypowiedzenie można złożyć w każdy sposób.

Jednak unikaj składania wypowiedzenia ustnie. A to z prostej przyczyny. W takim przypadku nie ma dowodu na to, że wypowiedzenie umowy zostało złożone. Gdy strony pokłócą się o skuteczność wypowiedzenia umowy, to ten, kto wypowiedział umowę ustnie, będzie w trudnej sytuacji. Nie będzie miał dowodu na to, że wypowiedział umowę. A od tego tylko krok do przegrania procesu sądowego.

Kiedy wypowiedzenie umowy jest skuteczne? 

Wyciągasz kartkę, bierzesz długopis, zaczynasz pisać wypowiedzenie umowy. Po odłożeniu długopisu wypowiedzenie umowy ląduje w szufladzie. Nie wysyłasz go i nie wręczasz drugiej stronie. To za mało, żeby wypowiedzieć umowę. Bo skąd druga strona ma wiedzieć, że takie wypowiedzenie w ogóle powstało?

Ten przykład pokazuje, że napisanie wypowiedzenia to za mało. Trzeba jeszcze to wypowiedzenie dostarczyć drugiej stronie.

Jak dostarczyć wypowiedzenie umowy?

Żeby skutecznie złożyć oświadczenia woli (nie tylko o wypowiedzeniu umowy) trzeba przekazać je drugiej stronie, w taki sposób, żeby mogła się ona z nim zapoznać.

Umożliwienie zapoznania się nie oznacza, że strona musiała przeczytać wypowiedzenie umowy.

Wypowiedzenie umowy będzie skuteczne nawet gdy druga strona odebrała list, ale go nie otworzyła.

Podobnie w przypadku składania wypowiedzenia innym przedsiębiorcom (wypowiedzenie B2B). Wypowiedzenie jest skutecznie doręczone, gdy osoba uprawniona odbiera przesyłkę w siedzibie spółki. Tak się dzieje, nawet jeżeli list nie dotarł do pracownika zajmującego się obsługą wypowiedzeń czy członka zarządu.

Podobnie z wypowiedzeniem wysłanym mailem. Jest ono skutecznie doręczone od momentu, gdy mail znalazł się w skrzynce odbiorczej adresata. Gdy wypowiedzenie wysłano w sobotę o 23:30, to przyjmuje się, że w tym momencie adresat miał możliwość zapoznania się z tą wiadomością. Nawet jeżeli pracuje on od poniedziałku do piątku, od 9 do 17.

Kto może podpisać wypowiedzenie umowy?

Oświadczenie o wypowiedzeniu umowy powinna podpisać osoba, która jest do tego uprawniona.

Może to być:

  • członek zarządu;
  • wspólnik spółki;
  • osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą;
  • prokurent;
  • pełnomocnik.

Przy czym jeżeli wypowiedzenie składa pełnomocnik, to powinien on mieć pełnomocnictwo do takiej czynności. Pełnomocnictwo powinno być w takiej samej formie co wypowiedzenie. Jeżeli wypowiedzenie umowy musi być na  piśmie, bo inaczej nie będzie ważne – to pełnomocnictwo też musi być na piśmie.

Więcej o zawarciu umowy z pełnomocnikiem mówiłam w trzecim odcinku podcastu Jak zrozumieć prawnika?

Kiedy można wypowiedzieć umowę najmu zawartą na czas określony?

Wypowiedzenie umowy najmu zawartej na czas określony sprawia sporo problemów. A to za sprawą nieintuicyjnych przepisów kodeksu cywilnego. Zgodnie z nimi umowę najmu, która obowiązuje na czas określony (np. jednego roku), można rozwiązać tylko z ważnych powodów. Te powody strony powinny wymienić w umowie.

Często spotykam w umowie najmu zapis, że jest ona zawarta na okres 12 miesięcy, a każda strona może wypowiedzieć umowę  w każdym czasie bez podania przyczyny. Takie postanowienie umowne jest sprzeczne z przepisami kodeksu cywilnego.

Wnioski są następujące:

  • umowę najmu zawartą na czas określony można rozwiązać tylko z ważnych powodów;
  • umowa najmu na czas nieokreślony może być w każdym czasie wypowiedziana z zachowaniem okresów wypowiedzenia przewidzianych w umowie lub kodeksie cywilnym.

Wzór wypowiedzenia umowy cywilnoprawnej

Nie ma szczególnych wymagań, co musi znaleźć się w wypowiedzeniu. Ważne, żeby z pisma jasno wynikało czego chce autor oświadczenia, czyli:

  • która strona umowy wypowiada umowę;
  • do kogo kieruje oświadczenie o wypowiedzeniu umowy;
  • którą umowę chce wypowiedzieć;
  • kto podpisuje wypowiedzenie;
  • data i miejsce sporządzenia dokumentu.

Przygotował gotowe szablony do złożenia wypowiedzenia umowy. Możecie z nich śmiało korzystać.

Wzory wypowiedzeń do pobrania:

Jeżeli masz wątpliwości co do skuteczności wypowiedzenia umowy czy nie wiesz jak wypowiedzieć swoją umowę – NAPISZ. 

20 thoughts on “Jak skutecznie wypowiedzieć umowę?

  1. Dzień dobry, 5 lat temu podpisałam umowę ajencyjną na czas nieokreślony, w której widnieje zapis o miesięcznym okresie wypowiedzenia. Co w przypadku, gdy firma nie wypowie umowy z zachowaniem miesięcznego okresu wypowiedzenia np. z powodu zamknięcia działaności. Dziękuję za odpowiedź

    1. Pani Katarzyno,

      umowa agencyjna uregulowana jest w kodeksie cywilnym. Stąd będzie tu istotny artykuł 764[1] i 764[2] kodeksu cywilnego. Mam wątpliwości czy termin wypowiedzenia umowy został określony zgodnie z przepisami. Zgodnie z art. 764 [1] § 1 kodeksu cywilnego umowa agencyjna zawarta na czas nieoznaczony może być wypowiedziana na miesiąc naprzód w pierwszym roku, na dwa miesiące naprzód w drugim roku oraz na trzy miesiące naprzód w trzecim i następnych latach trwania umowy. Ustawowe terminy wypowiedzenia nie mogą być skracane.

      Dodatkowo zgodnie z art. 764[2] kodeksu cywilnego umowa agencyjna, chociażby była zawarta na czas oznaczony, może być wypowiedziana bez zachowania terminów wypowiedzenia z powodu niewykonania obowiązków przez jedną ze stron w całości lub znacznej części, a także w przypadku zaistnienia nadzwyczajnych okoliczności. Natomiast jeżeli wypowiedzenia dokonano na skutek okoliczności, za które ponosi odpowiedzialność druga strona, jest ona zobowiązana do naprawienia szkody poniesionej przez wypowiadającego w następstwie rozwiązania umowy.

      W opisywanym przez Panią przypadku należałoby zweryfikować czy nie zachodzą nadzwyczajne okoliczności i czy firma, z którą miała Pani zawartą umowę wypowiedziała umowę na skutek okoliczności, za które ponosi odpowiedzialność. Jeżeli tak będzie, może Pani dochodzić odszkodowania.

      To co wskazuję powyżej wynika z treści kodeksu cywilnego. Natomiast zawsze w takich przypadkach należy przeanalizować treść umowy. To jest podstawa. Więc, żeby odpowiedzieć Pani jaka jest sytuacja w Pani konkretnym przypadku, to potrzebowałabym zapoznać się z treścią umowy.

  2. Dzień dobry, w mojej umowie mam następujące zapisy:
    1. Umowa jest na czas nieokreślony
    2. Każda ze stron ma prawo rozwiązać umowę przez złożenie drugiej stronie pisemnego wypowiedzenia z trzymiesięcznym wyprzedzeniem
    3. Rozliczenia z usługobiorcą następują za każdy pełen miesiąc

    I teraz:
    1. Miałem spotkanie 14 stycznia gdzie usługobiorca powiedział mi że chce rozwiązać umowę, na spotkaniu nie otrzymałem żadnego pisma
    2. Wypowiedzenie umowy otrzymałem 15 stycznia – zostało wysłane mailem

    Pytanie:
    1. Czy wypowiedzenie było skuteczne?
    2. Jeżeli tak to cy zważywszy na fakt miesięcznych rozliczeń okres wypowiedzenia nie powinien biec od lutego i zakończyć się z końcem kwietnia?
    Z góry dziękuję za pomoc

    1. Dzień dobry,

      niestety mam za mało informacji, żeby wskazać Panu z całą pewnością, że wypowiedzenie umowy było skuteczne czy nieskuteczne. Potrzebuję w tym zakresie dodatkowych informacji, w tym przede wszystkim treści łączącej Państwa umowy. Czy np. nie było zastrzeżenia formy wypowiedzenia umowy?

      Moim zdaniem jeżeli w zapisie umowy dotyczącym wypowiedzenia nie ma nic o tym, że umowa jest rozwiązana ze skutkiem na koniec miesiąca kalendarzowego, to uznałabym, że chodzi o miesięczny okres wypowiedzenia.

      Zastosowanie wówczas miałby artykuł 112 kodeksu cywilnego. Zgodnie z nim termin oznaczony w tygodniach, miesiącach lub latach kończy się z upływem dnia, który nazwą lub datą odpowiada początkowemu dniowi terminu, a gdyby takiego dnia w ostatnim miesiącu nie było – w ostatnim dniu tego miesiąca.

      Sposób rozliczenia nie powinien wpływać na okres wypowiedzenia. Natomiast zawsze należy zastanowić się jaka była wola stron w momencie zawierania umowy.

      Natomiast do pełnej oceny skuteczności i okresu wypowiedzenia umowy, musiałabym jednak zobaczyć treść umowy i zadać kilka dodatkowych pytań.

  3. Dzień dobry. Mam podpisaną umowę najmu lokalu usługowego na czas określony 5 lat. Niestety interesy nie idą dobrze i jestem zmuszony zamknąć działalność. Czy mogę z takiej przyczyny wypowiedzieć umowę najmu?

    1. Proszę zacząć od przeczytania treści umowy. Możliwe, że w umowie jest zapis dotyczący możliwości jej wypowiedzenia z przyczyny, o której Pan wspomina.

      Zgodnie z artykułem 673 § 3 kodeksu cywilnego jeżeli czas trwania najmu jest oznaczony, zarówno wynajmujący, jak i najemca mogą wypowiedzieć najem w wypadkach określonych w umowie.

      Zawsze jest też możliwość rozwiązania umowy za porozumieniem stron lub cesji umowy.

  4. Co w przypadku gdy w umowie na wynajem biura nie ma określonego zapisu o wcześniejszym wypowiedzeniu umowy. Umowa podpisywana była na rok.

    1. Zgodnie z art. 673 § 3 kodeksu cywilnego jeżeli czas trwania najmu jest oznaczony, zarówno wynajmujący, jak i najemca mogą wypowiedzieć najem w wypadkach określonych w umowie. Pewnie w Pańskiej sytuacji będzie właśnie stosował się ten przepis, czyli wypowiedzenie jest możliwe, ale tylko w sytuacjach określonych w umowie. Proszę pamiętać, że zawsze też umowa może zostać rozwiązana za porozumiem stron.

  5. Witam, mam podpisana umowa o współpracy gdzie obowiązuje mnie dwumiesieczny okres wypowiedzenia a przy wypowiedzeniu umowy w trybie natychmiastowym za dwa miesiące i tak będę musiał zapłacić abonament firmie. Ze względu na obecną sytuację w kraju nie mogę kontynuować pracy i chce wypowiedziec umowę i zawiesić działalność . Czy po zawieszeniu działalności nie będzie problemu jezeli będę otrzymywał faktury do zapłaty?

    1. Skutki zawieszenia działalności wynikają z ustawy prawo przedsiębiorców.

      Zgodnie z art. 25 ust. 2 tejże ustawy w okresie zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej przedsiębiorca:
      1) może wykonywać wszelkie czynności niezbędne do zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów, w tym rozwiązywania zawartych wcześniej umów;
      2) może przyjmować należności i jest obowiązany regulować zobowiązania, powstałe przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej;
      3) może zbywać własne środki trwałe i wyposażenie;
      4) ma prawo albo obowiązek uczestniczyć w postępowaniach sądowych, postępowaniach podatkowych i administracyjnych związanych z działalnością gospodarczą wykonywaną przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej;
      5) wykonuje wszelkie obowiązki nakazane przepisami prawa;
      6) może osiągać przychody finansowe, także z działalności prowadzonej przed datą zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej;
      7) może zostać poddany kontroli na zasadach przewidzianych dla przedsiębiorców wykonujących działalność gospodarczą;
      8) może powołać albo odwołać zarządcę sukcesyjnego, o którym mowa w ustawie z dnia 5 lipca 2018 r. o zarządzie sukcesyjnym przedsiębiorstwem osoby fizycznej i innych ułatwieniach związanych z sukcesją przedsiębiorstw.

      W związku z tym tylko te czynności wskazane powyżej może Pan wykonywać. Nie wiem czy należności, o których Pan pisze nie powstaną po zawieszeniu przez Pana działalności.

  6. Dzień dobry, co jeżeli w umowie jest zapis
    „Wypowiedzenie pod rygorem nieważności powinno zostać złożone drugiej Stronie w formie pisemnej
    listem poleconym nadanym w polskiej placówce operatora pocztowego na adres Strony wskazany w
    Umowie”,
    A firma zamkła swoją siedzibę i nie odbiera przesyłki? Czy umowa została rozwiązania, jeżeli tak to z jaką datą?

    1. Oświadczenie woli jest skutecznie złożone wtedy, kiedy druga strona mogła zapoznać się z treścią tego oświadczenia. To znaczy, że miała możliwość przeczytać wypowiedzenie. Nie musiała w takiej sytuacji rzeczywiście przeczytać oświadczenia. Moim zdaniem mimo że firma ma zamknięte biuro to raz na jakiś czas powinna pójść na pocztę i odebrać awiza. Datą wypowiedzenia powinien być więc moment, w którym firma w toku normalnych czynności powinna pójść na pocztę i odebrać awiza mimo zamkniętego biura.

  7. Witam. Syn uczęszczał na zajęcia taneczne, jednak te od 2 tygodni się nie odbywają i nie wiadomo kiedy się zaczną. Chciałabym wypowiedzieć umowę, bo nie widzę sensu płacenia za usługę, z której nie korzystam, jednak w umowie mam zapis, że obowiązuje mnie co najmniej 1 miesięczne wypowiedzenie. Czy w obecnej sytuacji muszę zapłacić za kolejny miesiąc, mimo iż zajęcia się nie odbywają?

    1. Dzień dobry,

      rozumiem, że zajęcia nie odbywają się w związku z epidemią koronawirusa. Żeby móc Pani cokolwiek poradzić w tej sprawie, to musiałabym zapoznać się z treścią umowy. Od jej zapisów zależy, w jaki sposób może Pani wypowiedzieć umowę i czy musi Pani płacić za ten miesiąc.

  8. Witam,

    mam umowę B2B z niemiecką firmą na świadczenie usług doradczych na terenie Polski, dla spółki córki firmy niemieckiej. Umowa jest na czas nieokreślony z 6-o miesięcznym terminem wypowiedzenia. Rozważam możliwość wypowiedzenia tej umowy (z zachowaniem terminu wypowiedzenia) – i tu pojawia się pytanie – czy jeśli wypowiem tę umowę, to kontrahent (strona umowy, firma niemiecka) ma prawo wypowiedzieć wypowiedzianą już przeze mnie umowę ze skutkiem natychmiastowym, powołując się na „ważne powody” (co byłoby uzasadnione w tym czasie)? W skrócie, czy można wypowiedzieć wypowiedzianą już umowę?

    1. Co do zasady jeżeli Pan wypowie umowę i okres wypowiedzenia biegnie, to nie powoduje to, że umowy nie można wypowiedzieć bez zachowania okresu wypowiedzenia. Umowa nadal trwa, więc można ją wypowiedzieć. Nie można natomiast wypowiedzieć umowy, która już się zakończyła. Natomiast, żeby powiedzieć więcej na ten temat, to musiałabym zapoznać się z treścią umowy. To jest zawsze podstawa przy określaniu jakichkolwiek zobowiązań stron.

  9. Dzień dobry,

    chciałbym się zapytać o wypowiedzenie umowy będącej Ogólną Umową o Współpracy, w ramach której co miesiąc jest mi zlecane wykonanie dzieła (i co miesiąc podpisuję oddzielną Umowę o Dzieło) – mianowicie czy w okresie wypowiedzenia Ogólnej Umowy o Współpracy jestem zobowiązany do akceptowania zleceń na kolejne, comiesięczne dzieła? Jeśli nie, to jaki sens ma okres wypowiedzenia w przypadku ramowych/ogólnych umów o współpracy?

    Moje drugie pytanie dotyczy aktualnej sytuacji w kraju – mianowicie jeśli poczty są zamknięte i nie działają, oraz siedziba podmiotu, z którym mam podpisaną umowę nie funkcjonuje, to w jaki sposób wypowiedzieć umowę w formie pisemnej, czy ten zapis w ogóle obowiązuje w obecnej sytuacji?

    1. Dzień dobry,

      co do umowy ramowej i zawartych do niej umów zleceń, to musiałabym przeczytać całą umowę. Trudno jest mi na podstawie Pana wiadomości udzielić odpowiedzi na to pytanie.

      Natomiast proszę zwrócić uwagę, że poczta nadal działa. Co prawda w ograniczonych godzinach, ale działa. Więc może Pan wysłać wypowiedzenie przesyłką poleconą.

      Jeżeli jest zamknięte biuro, to nie oznacza, że adresat oświadczenia woli nie może zapoznać się z treścią wypowiedzenia. Moim zdaniem co jakiś czas pracownik biura, który ma pełnomocnictwo pocztowe, powinien odebrać wszystkie awiza. To, że biuro jest zamknięte nie oznacza, że adresat wypowiedzenia nie może zapoznać się z jego treścią. Może odebrać pismo na poczcie.

  10. Dzień dobry,
    jeżeli w umowie jest zapis, że wypowiedzenie należy sporządzić na piśmie pod rygorem nieważności i
    przesłać na adres strony Umowy wskazany w komparycji to czy przesłanie wypowiedzenia na adres mailowy, który znajduje się w nagłówku umowy jest ważne?

    1. Dzień dobry,

      moim zdaniem to nie jest ważne wypowiedzenie. Należy je dostarczyć drugiej stronie w formie pisemnej. Skan takiego pisma nie jest zachowaniem tej formy.

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *