JZP13 Instrukcja obsługi umów – czyli jak uniknąć błędów

instrukcja obsługi umowy jak nie popełniać błędów

To jest drugi odcinek podcastu, który jest częścią serii podcastów o umowach. W pierwszym odcinku tej serii mówiłam o tym, że nawet nie wiesz jak często zawierasz umowę.

W tym odcinku mówię o tym jak posługiwać się już zawartą umową. Wskazuję najczęstsze błędy, które pojawiają się przy okazji realizacji umowy.

Mam dla Ciebie zadanie. Podczas słuchania tego podcastu sprawdź, czy przy ostatniej umowie, którą zawarłaś / zawarłeś nie przydarzył Ci się jeden z tych błędów.

Ja niestety widzę, jak często przedsiębiorcy, którzy proszę mnie o pomoc popełniają właśnie te błędy.

W podcaście mówię o nierozumieniu pojęć, które są w umowie. Jeżeli chcesz poznać różnice między podstawowymi pojęciami prawnymi, to zapraszam do przeczytania tych artykułów:

  1. Prawo odkupu a pierwokupu – główne zasady
  2. Opóźnienie a zwłoka
  3. Zadatek a zaliczka – co warto zapłacić?
  4. Odstąpienie a wypowiedzenie umowy

Jeżeli masz jakieś pytania, to zapraszam do kontaktu.

Jeżeli nie wolisz czytać, to poniżej znajdziesz transkrypcję podcastu.

Dzień dobry nazywam się Joanna Legun. Jestem adwokatem i zapraszam na 13. odcinek podcastu Jak zrozumieć prawnika? Jest to podcast, w którym jasnym i prostym językiem mówię o istotnych kwestiach prawnych dla przedsiębiorców.

Ten odcinek podcastu jest fragmentem dłuższej serii, w której mówię o umowach:

  • na co zwrócić uwagę podpisując umowę?
  • jakie są największe błędy przy zawieraniu umów, funkcjonowaniu z umowami i ich obsługą?

Będę pokazywać Wam, na jakie elementy trzeba zwrócić uwagę czytając i sprawdzając treść umowy, którą dopiero zamierzacie podpisać.

We wcześniejszym odcinku podcastu, mówiłam o tym, jak często zawieracie umowy, nie zdając sobie z tego sprawy.

Utożsamiacie umowę tylko i wyłącznie z podpisem pod dokumentem, pod wydrukowaną treścią umowy.

To  jest zdecydowanie za mało.

Takich umów zawieracie o wiele więcej.

Jeśli nie słuchaliście jeszcze poprzedniego odcinka podcastu, to zapraszam was do tego.

W dzisiejszym odcinku będę mówiła o błędach, które wynikają z niewłaściwej obsługi umów, niewłaściwego działania, funkcjonowania z tymi umowami.

Nie będę odnosić się do konkretnych typów umów.

Ten podcast nie jest przeznaczony tylko dla tych osób, które zawierają  wyłącznie umowy zlecenia, czy umowy o dzieło, czy umowy o pracę.

Jest to generalny zakres błędów, który popełniacie niezależnie od tego, jaki typ umowy zawieracie.

Tych błędów jest sporo, wydaje mi się, że są to oczywiste rzeczy, które każdy, kto zawiera umowę powinien wiedzieć.

Niestety moja praktyka pokazuje, że tak nie jest.

Bardzo często, zgłasza się do mnie ktoś, z kwestia jakiejś umowy, problemu z zobowiązaniem, płatnością, sporem, który pojawia się między stronami w związku z umową.

Bardzo często pojawia się jeden z tych błędów, o których będę mówiła w tym odcinku podcastu.

Zadanie dla słuchaczy podcastu

Mam dla ciebie zadanie. Przypomnij sobie proszę umowę, którą w tym momencie realizujesz, którą zawarłeś/zawarłaś jakiś czas temu.

Jesteś w trakcie jej realizacji. Czy jesteś osobą, która świadczy usługi, czy jesteś usługobiorcą – nieważne – po prostu umowa, która w tym momencie działa lub funkcjonuje w Twojej firmie.

Jeżeli nie masz w tym momencie takiej  umowy, to przypomnij sobie umowę, którą najlepiej pamiętasz, z ostatniego czasu.

Jak sobie przypomnisz te kwestie, to zrób sobie rachunek sumienia.

Czy błędy, o których będę mówiła pojawiły się, czy  nie pojawiły się w Twojej realizacji umowy, o która prosiłam Cię, abyś sobie przypomniał/przypomniała.

Miej z tyłu głowy tę umowę, słuchając podcastu.

Zwróć uwagę, czy popełniłeś/popełniłaś błędy, o których mówię, czy może nie. Jeśli jakieś zostały wychwycone przez ciebie, to jest to bardzo dobry przyczynek, by te błędy poprawić.

Czytanie umowy

Pierwszy podstawowy błąd to nieczytanie umów, które zawierasz. Ten błąd ma dwa mniejsze podbłędy, w zależności od tego, na którym etapie nie czytacie umowy.

Pierwsza kwestia to nie czytanie umów na etapie zawierania umowy. Przed podpisaniem nie zapoznajecie się z treścią umowy.

Druga kwestia kiedy powinniście czytać umowę, zapoznać się z jej treścią, to sytuacja, w której coś zaczyna z tą umową być nie tak.

Macie jakieś wątpliwości.

Druga strona czegoś nie robi.

Coś budzi wasze podejrzenia.

W takim wypadku pierwsze co powinniście zrobić, to zajrzeć do umowy.

Czytaj zanim podpiszesz

Zacznijmy od pierwszego błędu, związanego z nieczytaniem umów, czyli nieczytaniem umów na etapie zawarcie umowy.

Jeżeli podpiszecie umowę bez zapoznania się z jej treścią, to nie skontrolowaliście tego, co musicie zrobić, jako strona zobowiązana, a co musi zrobić druga strona.

Jeżeli pojawiają się wątpliwości, błędy, to nie jesteście  w stanie ich wychwycić.

Podstawą jest to, by taką umowę przeczytać na samym początku. Później, przed podpisaniem umowy, macie jeszcze szansę i możliwość negocjacyjną by wprowadzić zmiany, które będą dla was korzystne.

Jak trwoga to do… umowy

Druga kwestia to jest nieczytanie umowy, gdy dzieje się coś złego.

Macie wątpliwości co do swoich zobowiązań, co do tego co druga strona powinna wam dostarczyć.

Jeśli nie przeczytaliście umowy na etapie jej zawierania, to nie wiecie, co powinniście zgodnie z tą umową zrobić,  czego domagać się od drugiej strony.

Między zawarciem umowy, a momentem w którym powinniście ją po raz kolejny przeczytać zrobiliście sobie obrazek w głowie tego, jak powinna przebiegać współpraca i czego oczekujecie od drugiej strony.

Ten obrazek, czy obrazek drugiej strony, w ogóle nie ma pokrycia w tym co jest  w umowie.

To jest kolejny powód do tego, by pojawiały się nieścisłości, problemy z realizacją umowy.

Nieczytanie umów leasingu

Dla mnie typowym przykładem tego, że nie sprawdźcie co jest w umowie, do czego jesteście zobowiązani, to kwestia rozwiązania umowy leasingu.

Kiedy firma leasingowa/leasingodawca wypowiada umowę, to często jest tak, że przedsiębiorcy czekają na wezwanie do zwrotu samochodu czy innego przedmiotu leasingu.

Tymczasem w umowie jest zapis, że w momencie wypowiedzenia umowy, ten samochód trzeba niezwłocznie zwrócić.

To jest zobowiązanie, które podpisał leasingobiorca.

W momencie rozwiązania umowy powinniście sprawdzić co o danym przypadku mówi umowa.

Często takich rzeczy się nie robi, a to powoduje kolejne konsekwencje, w większości negatywne.

Rozwianie wątpliwości

Wróćmy jeszcze na chwile do momentu zawarcia umowy.

Tam czyha na Was kolejny błąd, który możecie popełnić.

Przy czytaniu umowy pojawiają się pojęcia, sformułowania, których nie rozumiecie, które są dla was niejasne, nieczytelne, nie wiadomo o co chodzi, nie wiadomo co druga strona miała na myśli, przygotowując takie postanowienia.

Często zostawiacie je tak sobie – nic z tym dalej nie robicie.

To jest kolejny błąd – wszelkie wątpliwości, które pojawiają się na etapie czytania umowy, powinny być przez Was wyjaśnione.

Często takie umowy są przygotowywane bardzo niechlujnie, niestarannie, pojawiają się tam zapisy, które w ogóle nie powinny być w umowie.

Pojawiają się i trzeba je po prostu wyjaśnić, zapytać drugą stronę, co ma na myśli przez to sformułowanie.

Nie jest to błąd.

Nie jest to rzecz, której powinniście się wstydzić, bać, czuć się niekomfortowo z tym, że zadajecie pytania.

Będąc zawodowym pełnomocnikiem, zawodowym prawnikiem też miewam takie pytania, wątpliwości.

Kiedy taka kwestia pojawia się w umowie, po prostu zadaję pytania.

Liczę na odpowiedz, o co chodzi w tym zapisie, dlaczego taki zapis w tej umowie się pojawił.

Nie jest w tym nic złego.

Często nieporozumienia, które mogłyby pojawić się na gruncie takiego sformułowania od razu zostają wyjaśnione albo ten zapis zostaje usunięty.

Dwa pojęcia = dwa znaczenia

Kolejną kwestia jest nierozumienie pojęć i różnic między pojęciami, które pojawiają się w umowie.

Wielokrotnie na stronie Jak zrozumieć prawnika pisałam artykuły, w których porównywałam dwa pojęcia prawne.

W normalnym życiu te wszystkie pojęcia są synonimami. Tymczasem w języku i świecie prawnym to nie są synonimy.

One oznaczają dwie zupełnie różne sytuacje.

I co ważniejsze również zupełnie inne konsekwencje.

Są to pojęcia:

  • wypowiedzenia umowy,
  • odstąpienie od umowy,
  • zadatek,
  • zaliczka,
  • pierwokup,
  • odkup.

Takich par prawnych jest bardzo wiele.

Jeżeli macie takie pojęcie w umowie, powinniście sprawdzić jaki jest sens tego pojęcia.

Czym innym jest opóźnienie, a czym innym zwłoka.

Opóźnienie, jest to jakiekolwiek naruszenie terminu.

Zwłoka jest to, przez was zawinione niedotrzymanie terminu.

To całkowicie zmienia sens umowy i sens waszego zobowiązania.

Takie podstawowe pojęcia powinniście znać.

Jeżeli nie wiecie, jaki jest sens tego zapisu, to albo możecie zapytać druga stronę albo skonsultować ją z prawnikiem.

Nieostre zapisy w umowie

Kolejny błąd, który bardzo często jest popełniany przez przedsiębiorców, dotyczy niejasnych, nieostrych dwuznacznych pojęć czy sformułowań, które są w umowie.

Jeżeli myślisz teraz o umowie, o której prosiłam cię żebyś myślał na samym początku, to przypomnij sobie czy nie ma tam takich pojęć jak:

  • bez zbędnej zwłoki,
  • z należyta starannością,
  • należycie wykonane,
  • odpowiedniej jakości,
  • z odpowiednim wyprzedzeniem,
  • istotne naruszenie umowy.

Te wszystkie pojęcia są nieostre.

Nie możemy powiedzieć, ile to jest bez zbędnej zwłoki. Czy to jest jeden dzień, dwa, może godzinę a może siedem dni?

Wszelkie nieostrości, które są w umowie, powinny być z niej eliminowane.

To znaczy domknięcie postanowień, wskazanie konkretnych, mierzalnych wskaźników, które pozwolą nam powiedzieć, że coś jest bez zbędnej zwłoki na mocy umowy.

Ktoś jest zobowiązany do odpowiedzi na reklamację bez zbędnej zwłoki, jednak nie później niż w terminie 24 godzin od momentu zgłoszenia.

W tym momencie macie dookreślone czym jest bez zbędnej zwłoki.

Im więcej takich nieokreślonych postanowień, tym dla was gorzej.

Trudno jest taką umowę rozliczyć.

Przy zawieraniu umowy, też powinniście zwrócić uwagę na to, czy zobowiązania, które na was ciążą są w sposób jasno określone.

Czy jesteście  wstanie rozliczyć druga stronę z wykonania zobowiązań?

To jest spory problem.

Na przykład w umowach na pozycjonowanie stron internetowych. Tam bardzo często zobowiązania firmy, która zajmuje się tego typu usługami, są bardzo niekonkretne.

Nie wiadomo, czy w danym miesiącu firma wykonała swoja pracę czy nie wykonała.

Sprawdźcie w momencie zawierania umowy, czy ta umowa pozwoli wam później rozliczyć  drugą stroną z tego, do czego się zobowiązała.

Najpierw umowa, a później działanie

Kolejny błąd związany jest z tym, że podpisaliście w umowę, a jej realizacja odbiega od tego co zostało napisane na papierze.

Po pewnym czasie umowa pisemna nie jest w ogóle związana z rzeczami, które realnie dzieją się między stronami. W takim przypadku należy podpisać aneks do umowy, zmienić postanowienia, które uznaliście, że są już nieistotne.

Podchwytliwa jest jeszcze jedna kwestia w tej materii. Często, na samym dole, jednym z ostatnich postanowień umownych jest zastrzeżenie zmian w umowie tylko w formie pisemnej pod rygorem nieważności.

To oznacza, że wszelkie zmiany, które Wy dokonywaliście na mocy ustnych rozstrzygnięć będą nieważne.

Powinniście zawrzeć aneks.

Nie ma problemu, jeżeli nie macie żadnych sporów na gruncie tej umowy, bo jedna i druga strona zgadza się w tej materii, w sposobie wykonania umowy.

Problem pojawia się, gdy zaczyna się spór między stronami.

Jeżeli będzie to dla was niekorzystne, to druga strona pierwsze co zrobi, to podniesie, że pisemna umowa nie była aneksowana i wszelkie ustalenia, które były dokonywane są nieważne.

Raz na jakiś czas należy przejrzeć umowę, sprawdzić ją, czy jest prawidłowo wykonana, czy odpowiada rzeczywistości.

Jeżeli nie odpowiada, to polecam podpisać aneks do tej umowy i zmienić rzeczy, które  są już nieaktualne.

Umowa jest jak domek z kart, jeżeli wyciągniesz jakiś element z tej układanki, to cała konstrukcja może legnąć w gruzach.

Tak samo jeżeli dodasz coś, co może w ogóle nie pasować i nie przystawać do tego, w jaki sposób ta umowa jest skonstruowana.

Ostatnio wpadła mi w ręce umowa, która była umową o świadczeniu usług.

Umowa została przygotowana w taki sposób, by była to umowa na czas określony.

Tymczasem ktoś wpisał do tej umowy, że będzie ona zawarta na czas nieokreślony.

Pozostawił jednocześnie wszelkie zapisy, które dotyczyły specyfiki umowy zawartej na czas określony.

Nie muszę Wam pewnie mówić, że powstał z tego mały potworek, z którego trudno było ustalić jaka była rzeczywista wola stron i co strony miały na myśli podpisując taką umowę.

Traktujcie umowę jako całość.

Zastanówcie się, jeśli wyciągnięcie jakiś element z tej umowy, wykreślicie jakiś zapis, to czy ona będzie nadal pełną umową.

Czy może to wykreślenie spowoduje, że ta umowa zawali się jak domek z kart?

Przestrzegam was również przed negocjowaniem treści umowy w momencie, w którym już realizujecie jej przedmiot.

Wyobraźcie sobie, że punktem spornym między stronami jest zapis o karach umownych za opóźnienie, czy za zwłokę w wykonaniu przedmiotu umowy.

Trudniej jest wam negocjować istotne dla was postanowienia w momencie, w którym ta umowa jest już w trakcie realizacji.

Nie dopuszczajcie do takich sytuacji, które ograniczają wam możliwość negocjacji treści umowy.

To, że przedmiot umowy jest prawie wykonany, a teraz została tylko formalność z zakończeniem, z podpisaniem umowy, zdecydowanie utrudnia wam korzystne sformułowanie treści tej umowy.

Podsumowanie

To są moim zdaniem najczęstsze błędy, które pojawiają się w związku z realizacją i z zawieraniem umów.

Umowy są nieczytane, przedsiębiorcy nie sprawdzają co muszą zrobić na podstawie takiej umowy, czego mogą się domagać od drugiej strony.

Umowy są niejasne, sprzeczne.

Są pojęcia, które nie wiadomo co oznaczają.

Umowy nie są aneksowane, nie są zmieniane, nie są dostosowane do tego, do czego jedna strona się zobowiązała, a co zrobić ma strona druga.

Prosiłam cię na samym początku tego podcastu, abyś przypomniał sobie o umowie, którą w tym momencie realizujesz.

Sprawdź, zrób rachunek sumienia, czy nie popełniasz w stosunku do swojej umowy i zobowiązań jednego z tych błędów, o których przed chwilą mówiłam.

Jeżeli tak, to mam nadzieję, że to będzie dla ciebie duży bodziec i motywacja, by te rzeczy zmienić.

Pamiętaj, umowy pisemne są na złe czasy.

To jest koło ratunkowe, które w przypadku, gdy coś pójdzie nie tak, ma ciebie ratować, być dla ciebie jak najlepsze i żebyś też wiedział, w jaki sposób użyć tego koła ratunkowego, kiedy coś niebezpiecznego pojawia się na horyzoncie.

Nie traktuj proszę tych umów jako obowiązku, formalności, które trzeba załatwić.

Zawarcie umowy jest dla ciebie wentylem bezpieczeństwa, kołem ratunkowym, którym możesz się posiłkować w momencie, w którym coś dzieje się nie tak.

Im lepsze będzie to koło ratunkowe, im  lepiej będziesz wiedział jak je wykorzystać, tym twoja sytuacja będzie lepsza.

Dziekuję bardzo za ten odcinek podcastu, jeżeli masz jakieś pytania, wątpliwości, które pojawiły się w trakcie podcastu, jeżeli coś jest dla ciebie niejasne, chciałbyś o coś zapytać, to śmiało pisz.

Mój adres email to: joanna@legun.pl

Całe notatki do tego podcastu, transkrypcja z linkami do artykułów, co do tych różnicy w pojęciach, które mogą pojawić się w twojej umowie również będą na stronie Jak zrozumieć prawnika?

Będzie mi bardzo miło jeśli napiszesz jakąś recenzję, dasz łapkę w górę, że ten podcast Ci się podobał. Dzięki temu będę w stanie dotrzeć do jak największej ilości przedsiębiorców, którzy będą mogli korzystać z tych rad, które mam dla Was w tym podcaście.

Na koniec przypominam, że ten odcinek jest częścią mini serii podcastów o umowach. Następny odcinek będzie o tym, w jaki sposób czytać umowy i na jakie postanowienia zwracać uwagę.

Za dziś już bardzo serdecznie dziękuję i zapraszam na kolejny odcinek podcastu Jak zrozumieć prawnika?

Do usłyszenia!

Dodaj komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *